Буренкова И. (516 гр.) icon

Буренкова И. (516 гр.)




НазваниеБуренкова И. (516 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер86.65 Kb.
ТипДокументы
источник

Буренкова И. (516 гр.)

Научный руководитель: доцент Кондракова Л.М.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Использование современных информационных технологий
в деятельности архивов муниципальных предприятий
(на примере МПП ВКХ «Орелводоканал»)



Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Документооборот и, особенно, его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только самоуправление, но и взаимоотношение с другими организациями, а также с органами власти. С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов в архивах организаций.

Базой исследования явилось муниципальное производственное предприятие водопроводно-канализационного хозяйства «Орелводоканал» (МПП ВКХ «Орелводоканал»). Предприятие обеспечивает население города, предприятия и организации различных форм собственности питьевой водой, как товар и предоставляет услугу по водоотведению стоков, прошедших очистку на станции аэрации. На предприятии работает около 1000 человек, а его услугами пользуются более 1500 организаций и 340 000 тысяч потребителей-граждан, проживающих не только в Орле, но и в 15 близлежащих населенных пунктах Орловского района.

В техническом плане «Орелводоканал», а именно канцелярия и другие структурные подразделения оснащены: компьютерами, сканерами, принтерами, телефонами и факсом. Документы в организации создаются на компьютерах и имеют электронный вид, т.е. в каждом из шестнадцати отделов ведется автоматизированное делопроизводство. Организация работ по документационному обеспечению на предприятии осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.

В МПП ВКХ «Орелводоканал» существует три основных потока документации:

• Входящий - документы, поступающие в организацию (документы органов власти и управления; документы ЖРЭУ и управляющих компаний; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).

• Исходящий - документы, созданные в МПП ВКХ «Орелводоканал» и направляемые за пределы организации.

• Внутренний - документы, создаваемые и используемые в МПП ВКХ «Орелводоканал».

На предприятии отсутствует автоматизированная система документооборота, позволяющая работать в соответствии с отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Предприятие ранее пыталось использовать в своей работе программу «ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ V 12», но версия была не лицензионной и поэтому просуществовала всего два месяца. Сегодня в МПП ВКХ «Орелводоканал» в каждом отделе стоит своя программа, разработанная на основе собственных представлений сотрудников подразделений об автоматизации того или иного делопроизводственного процесса. Например, в отделе кадров используется программа «Кадры» непонятного происхождения, являющаяся разработкой неизвестного специалиста по информационным технологиям. В бухгалтерии также имеется свой разработанный комплекс программ, сработанный ещё одним «умельцем».

На наш взгляд всё это весьма сомнительная экономия средств, так как эти «программы» тоже разрабатывались далеко не бесплатно, а использовать их в работе всех шестнадцати отделов предприятия не представляется возможным.

Выбор программ для автоматизации архивной службы предприятия небогат в отличие от систем автоматизации документооборота. Это вполне закономерная ситуация, поскольку потребность в автоматизации архивного дела еще не до конца осознана многими предприятиями и конкуренция среди автоматизированных архивных систем невысока. Мы рекомендуем предприятию «Орелводоканал», в качестве первого шага, остановить свой выбор на системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также позволяющее полностью вести электронный документооборот предприятия.

Внедрение данного программного продукта позволит: организовать как четкое ведение всей внутренней документации предприятия; автоматизировать ведение договорного делопроизводства; обеспечить контроль исполнения поручений руководства; выполнять оперативное электронное согласование документов, проводить разработку договоров, приказов и других документов в электронном виде; для организаций, работающих с гражданами, система дает возможность наладить прием и обработку обращений граждан; экономить более 30% непродуктивно используемого рабочего времени руководителей и сотрудников; следить за движением и возвратом документов, исключить утерю важных документов.

Сегодня система электронного документооборота «ДЕЛО» – самая распространенная в России и фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота. Это первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

На сегодняшний день, архив предприятия МПП ВКХ «Орёлводоканал» состоит из огромного, не подсчитанного количества документов, что связано с недавно принятым решением о создании архива предприятия. Была выделена единица архивариуса, определено помещение, в котором будет находиться архив. Все подразделения и отделы предприятия приказом директора обязали передать во вновь создаваемый архив, ранее хранящиеся у них документы, подлежащие архивному хранению. Для соблюдения основных правил архив предприятия должен опираться в своей работе на документ, определяющий его деятельность. Таковым должно быть Положение об архиве. Правила данного Положения основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела. Все документы, подлежащие архивному хранению в муниципальном предприятии «Орёлводоканал» хранятся внутри предприятия и не передаются в городской архив.

Основной задачей вновь создаваемой архивной службы предприятия МПП ВКХ «Орелводоканал» должно стать обеспечение хранения документации и оперативное предоставление необходимой информации о текущей деятельности предприятия. Следовательно, вторым шагом к автоматизации деятельности архивной службы «Орелводоканал» станет автоматизация архивной службы предприятия «Орелводоканал» с помощью АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО». «АРХИВНОЕ ДЕЛО» - многопользовательская подсистема, входящая в состав системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) «ДЕЛО», предназначенная для автоматизации архивной и делопроизводственной служб предприятия в части выполнения следующих задач: составление и ведение номенклатуры дел; формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве; подготовки передачи дел в архив организации; организации учета дел и документов в архиве и ведение всех видов архивных справочников.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» является подсистемой САДЭД «ДЕЛО», поэтому они тесно связаны не только информационными базами, но и общими справочниками системы, относящимися к предприятию в целом, что позволяет построить единую систему документооборота. «ДЕЛО» выполняет те же задачи, что и другие делопроизводственные программы, конкурирующие на рынке. Подсистема существенно дополняет ее блоком, специфичным именно для архивной службы предприятия. Путем создания специальных архивных справочников автоматизируются работы по учету, описанию, экспертизе ценности дел, топографированию хранилищ, использованию дел и документов.

Программа дает возможность создавать и поддерживать электронный архив на различных стадиях жизненного цикла документа: от его создания в текущем делопроизводстве до поточного сканирования документов, хранящихся в архиве, а также импортировать и экспортировать информацию в базу из источников различных форматов. Она соответствует требованиям, предъявляемым к специальному программному обеспечению для архивного дела. Таким образом, АИС «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивает реализацию автоматизации, а связке с САДЭД «ДЕЛО» - можно автоматизировать весь документооборот.

Хотелось бы заметить, что в последнее время все чаще говорят о переходе на электронный документооборот. Однако полный отказ от бумажных документов будет еще не скоро, что подтверждает и мировая практика. В России принят закон об ЭЦП (электронно-цифровой подписи), но, к рассмотрению судами пока бумажный документ принимается безоговорочно.

Конечно, без автоматизации работы с «бумажными архивами» и создания специального программного обеспечения к «электронным архивам» в настоящее время уже не обойтись. Перевод ручной технологии работы с архивами на автоматизированную позволит не только существенно снизить издержки без создания дополнительных рабочих мест в службе ДОУ или архиве, но и сделать работу этих подразделений более эффективной, ускорить процесс получения информации, необходимой в принятии управленческого решения. Создание законченной системы документооборота архивной документации ведет, прежде всего, к повышению эффективности работы предприятия.

Во вновь создаваемом архиве муниципального предприятия «Орёлводоканал» должны создаваться следующие оптимальные условия хранения документов: наличие помещения для архива организации; наличие в архиве специального оборудования для размещения дел; оснащение архива средствами пожаротушения, охраной и противопожарной сигнализацией; поддерживание оптимальных условия для физико-химической сохранности документов.

Основным помещением архива является хранилище для документов, и в зависимости от объема ежегодно образующихся документов, хранилища проектируют с запасом свободной площади. Свободная площадь в архиве позволяет иметь: дополнительное помещение для приема, временного хранения акклиматизации и научно-технической обработки дел; помещения для сотрудников архива и работы исследователей. Если рабочие комнаты и хранилище не изолированы, между ними устанавливают специальные перегородки. Наружные двери помещения архива должны быть металлическими и иметь прочные замки. В нерабочее время двери опечатывают. На окна, в которые возможен доступ извне, устанавливают открывающиеся металлические решетки с замками, которые так же, как и двери архива, опечатывают пломбиром.

Помещение архива оборудуют пожарно-охранной сигнализацией. С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища и другие помещения архива располагают в помещениях с окнами на северную сторону.

В особых ситуациях (угроза затопления, пожара, и т.п.) заведующий архивом ставит о них в известность руководителя организации. По результатам осмотра помещения составляют акт, который утверждает руководитель организации.

Архив оснащают специальным оборудованием для размещения дел. Хранилища оборудуют стационарными металлическими стеллажами, а для экономии площади архива рекомендуется применять передвижные металлические стеллажи

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние от окон и батарей было не менее 0,6 м. Для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами) конструкция и размер стеллажей определяются размерами этих документов.

При хранении документов в хранилищах, в зависимости от групп документов, необходимо соблюдать определенный температурно-влажностный режим, соответствующий следующим данным: В помещениях с нерегулируемым климатом для улучшения режима хранения, если это необходимо, устанавливают дополнительные источники увлажнения воздуха и приборы для просушивания помещений, проводят проветривание и т.п. Помещения архива необходимо содержать в чистоте и образцовом порядке.

Создание законченной системы документооборота на МПП ВКХ «Орелводоканал» ведет к повышению эффективности работы предприятия, сокращению численности работников и экономии денежных средств.
^

Список источников и литературы:





  1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) // Российская газета. 2004. № 237.

  2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2006.- № 31. - Ст. 3448.

  3. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива / Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 2009. - №1. – С.79-83.

  4. Баласанян, В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления / В.Э. Баласанян // Делопроизводство. - 2008. - № 6.- С.27-29.

  5. Бобылёва, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылёва. - М.: Издательство МЭИ, 2008. - 172с.



Похожие:

Буренкова И. (516 гр.) iconБуренкова И. С. 516 гр
Использование современных информационных технологий в деятельности архивов муниципальных предприятий ( на примере мпп вкх «Орелводоканал»...
Буренкова И. (516 гр.) iconКлейменова А. С. (416 гр.), Хабарова И. А. (516 гр.), Шавырина О. С. (516 гр.)
Информационно-документационное обеспечение оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде в Орле
Буренкова И. (516 гр.) iconЗаикина О. (516 гр.)
Защищенный документооборот муниципального учреждения: особенности организации и функционирования
Буренкова И. (516 гр.) iconОрлова Я. ( 516 гр.)
Документационное обеспечение оказания государственных и муниципальных услуг населению
Буренкова И. (516 гр.) iconПолезина Ю. (516 гр.)
Роль инструкции по делопроизводству в системе организационно-распорядительной документации
Буренкова И. (516 гр.) iconГоршкова Т. (516 гр.)
Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения органов местного самоуправления
Буренкова И. (516 гр.) iconДементьева О. (516 гр.)
Проблемы нормативно-методического обеспечения кадрового делопроизводства в коммерческих организациях
Буренкова И. (516 гр.) iconЖурбенко Е. (516 гр.)
Методы защиты конфиденциальных электронных документов в мгт «Урицкмежрайгаз» Орловской области
Буренкова И. (516 гр.) iconТерехова Е. (516 гр.)
Проблемы документационного обеспечения управления в администрации Неполодского сельского поселения Орловского района
Буренкова И. (516 гр.) iconЧихачёва Д. (516 гр.)
На сегодняшний день существует несколько методов и средств обеспечения безопасности конфиденциальных документов
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы