Коваленко М. (416 гр.) icon

Коваленко М. (416 гр.)




НазваниеКоваленко М. (416 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер135.4 Kb.
ТипДокументы
источник

Коваленко М. (416 гр.)

Научный руководитель: доцент Кондракова Л.М.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Проблемы организации электронного документооборота в органах местного самоуправления на примере администрации города Орла


В современных условиях поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, роста объемов информации, развития информационных технологий значительно повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требованиям и перспективам развития страны. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления.

На сегодняшний день в органах власти придается немаловажное значение механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Не стала исключением и администрация города Орла, которая послужила базой моего исследования.

Администрация города является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования «Город Орел» и возглавляется главой администрации - мэром города - на принципах единоначалия. Администрация г. Орла действует на основании Устава г. Орла, принятого 22 июня 2005 г. постановлением Орловского Городского Совета народных депутатов №72/753 - ГС.

Задача­ми администрации являются: управление соци­ально-экономическим развитием города, со­действие нормальному функционированию рас­положенных на территории города предприя­тий, учреждений, организаций, развитие пред­принимательской деятельности, создание бла­гоприятных условий жизнедеятельности насе­ления, координация деятельности нижестоящих органов управления. Администрация города Орла включает пять самостоятельных подразделений: собственно городскую администрацию (мэрия г. Орла) и четыре районные администрации (Железнодо­рожного, Заводского, Северного и Советского районов города).

В структуре администрации выделяются управления, комитеты, отделы, сектора, деятельность которых регулируется Регламентом администрации города и положениями о соответствующих подразделениях, утверждаемыми главой администрации. Структурные подразделения могут обладать правами юридического лица.

Делопроизводственная служба администрации города Орла представлена отделом документационного обеспечения (ДО, который включает в себя два сектора: сектор по работе с обращениями граждан и юридических лиц и сектор мониторинга, социальных проблем и общественного мнения.

Отдел ДО решает следующие задачи:

1. Обеспечение единого порядка и правил работы с документами в администрации города Орла в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативными документами;

2. Совершенствование форм и методов работы с документами;

3. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения администрации города Орла;

4. Организация работы с письменными и устными обращениями граждан, юридических лиц.

5. Организация работы по приему заявлений работников администрации города, адресованных мэру города Орла.

6. Организация работы по контролю за обращениями граждан и обращениями юридических лиц.

7. Организация работы с входящими и исходящими документами администрации города Орла.

8. Организация работы экспедиции.

9. Техническое обеспечение работы главы муниципального образования -мэра города, заместителей главы администрации города Орла.

10. Организация работы по отбору, учету, сохранности и использовании документов администрации города Орла.

Входящий документопоток администрации складыва­ется из документов органов государственной влас­ти Российской Федерации, документов органов государственной влас­ти субъекта РФ (постановления и распоряжения губернатора Орловской области); обращения физичес­ких и юридических лиц.

Особую группу входящей корреспонденции составляют обращения граждан, проживающих на территории Орловской области к мэру города Орла и его заместителям. Обра­щения граждан рассматриваются руковод­ством администрации города в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» в течение 30 дней.

В 2009 году в администрацию города поступило 20 100 письменных и устных обращений граждан, что на 1 213 обращений больше, чем в 2008году (18 887). Письменных обращений граждан поступило 11485. За 2007 год в администрацию города поступило 4 902 письменных обращений граждан.

Из федеральных, государственных, представительных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления направлено на рассмот­рение 1355 обращений граждан, в том числе:

  • из администрации Президента 2 0,1%

  • от представителя Президента 11 0,8%

  • из Государственной Думы 29 2,1%

  • из Орловского областного Совета 40 3%

  • от депутатов Орловского областного Совета 16 1,2%

  • из администрации Орловской области 863 63,7%

  • из Орловского городского Совета 99 7,3%

  • от депутатов Орловского городского Совета 295 21,8%

По социальному составу обратившиеся в адрес администрации города относятся к следующим группам населения:





2009 г.

%

2008 г.

%

2007 г.

%

Пенсионеры

372

3,2

233

3

127

2,6

Инвалиды по общему заболеванию

177

1,5

180

2,3

170

3,5

Инвалиды и участники ВОВ

235

2,1

97

1,2

85

1,7

Многодетные матери

36

0,3

35

0,4

20

0,4

Другие категории граждан

10665

92,9

7324

93,1

4500

91,8


Содержание письменных обращений за последние три года распределяется по вопросам следующим образом:


Содержание письменных обращений

2009 г

%

2008 г.

%

2007г.

%

Жилищное хозяйство

3677

32

2725

29

2311

47,1

Коммунальное хозяйство

2840

24,6

2969

31,6

713

14,5

социально-правовые и тематические за­просы граждан по архивным данным

1558

13,6

1517

16,2

2

0,07

Социальное обеспечение

1052

9,2

378

4

202

3,9

Вопросы, связанные с использованием земли.

1004

8,7

942

10

702

14,3

Транспорт

111

1

129

1,4

174

3,6

Торговля

96

0,8

54

0,6

45

0,9

Уведомления о проведении пикетов, ми­тингов, публичных мероприятий

74

0,6

39

0,4

-

-

Вопросы о запрещении строительства

73

0,6

82

0,9

85

1,7

Труд и заработная плата

67

0,6

11

0,1

20

0,4

Обеспечение законности и правопорядка

66

0,6

41

0,4

105

2,1

Образование

41

0,4

8

0,08

21

0,4

Здравоохранение

13

0,1

3

0,03

3

0,06

Реклама

10

0,1

16

0,2

2

0,07

Культурно-просветительная работа

8

0,1

6

0,06

5

0,1

Другие вопросы: выдача копий правовых актов, о работе ТКОС, домкомов, о взаимоотношениях с соседями, просьбы о проведении проверок организаций, предложения и т.д.

795

7

466

5

512

10,8

Всего:

11485




9386




4902





Анализ письменных обращений граждан показывает, что в 2009году значительно увеличилось количество обращений по вопросам жи­лищного хозяйства, социального обеспечения, торговли, заработной платы относительно 2008 и 2007гг.

Обращения граждан, которые поступают в администрацию города Орла на бумажных носителях, про­ходят следующие этапы: первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, доставка испол­нителям. На каждом письмен­ном обращении после его прочтения ставится штамп, где проставляются дата поступления и регистрационный номер.

Все письменные обращения граждан проходят процесс регистрации в программе «Регистрация жалоб населения» и занесения данных в контрольно-регистрационную карточку в трехдневный срок. Данная программа была разработана сотрудником администрации г. Орла в 2000 году и используется уже в течение 10 лет.

Контрольно-регистрационная карточка заполняется постепенно. Изначально вводятся следующие сведения: корреспондент (ФИО), адрес, вид документа, автор (заявитель или администрация области), дата (устанавливается по умолчанию в соответствии с моментом создания карточки), индекс сопроводительного письма (если поступает из администрации области), индекс поступления (содержит первую букву фамилии заявителя и регистрационный номер), краткое содержание документа, ответственный исполнитель (устанавливается по умолчанию), количество листов основного до­кумента и листов приложения к нему, срок исполнения. Рек­визиты регистрируемого документа вносятся в строгом соответствии с правилами заполнения реквизитов в программе.

В дальнейшем в регистрационной карточке отмечаются все сведе­ния, относящиеся к прохождению документа: резолюция (мэра или заместителя), контрольные отметки, дата исполнения, содержание (разъяснено или выполнено), с контроля снял (ФИО сотрудника ответственного за контроль).

Учет и контроль предложений, заявлений и жалоб граждан, как письменных, так и устных, осуществляется также в секторе по работе с обращениями граждан и юридических лиц. Контроль исполнения в администрации включает в себя: постановку на контроль, пред­варительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление ис­полненного документа в дело, учет, обобще­ние и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного испол­нения поручений, зафиксированных в докумен­тах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Постановка на контроль осуществляется путем занесения данных в поле электронной карточки фамилии ответственного исполнителя и срока испол­нения задания. При этом в РК указывается фамилия контролера. В правом верхнем углу первого листа доку­мента уполномоченным на это работником про­ставляется штамп «Контроль». Контроль за сроками исполнения обраще­ний граждан осуществляется ведущим специалистом отдела документационного обеспечения Администрации города. Обращения подлежат исполнению либо в ука­занные в них сроки, либо в месячный срок. Наличие в тексте документа указаний «сроч­но» или «оперативно» предусматривает их ис­полнение соответственно в трехдневный или десятидневный срок, считая с даты подписания задания. Если срок исполнения обращения со­ставляет более одного месяца, то заявитель оповещается об этом.

Если документ дан нескольким исполните­лям, то назначается ответственный исполни­тель, который организует и координирует ра­боту по его исполнению, либо им считается тот исполнитель, чья фамилия в задании указана первой.

Сведения о ходе и результатах исполнения обращения фиксируются в электронной регистрационной карточке после каждой проверки. Это позволяют регулировать ход испол­нения документов и информиро­вать заявителей о состоянии и результатах исполнения до­кументов.

Документ считается исполненным после фактического выполнения поручений, докумен­тированного подтверждения исполнителя и со­общения результатов заинтересованным орга­низациям и лицам.

После поступления в сектор сообщения о результатах рассмотрения обращения, взятого на контроль, в электронную базу данных вно­сятся сведения о результатах рассмотрения обращений граждан.

Отдел документационного обеспечения не реже од­ного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнения документов и результа­тах контроля, на основании которых формиру­ются ежеквартальные и годовые отчеты для информирования руководства администрации по указанным вопросам. Эти сведения формируются на основе данных подсистемы делопроизводства «Регистрация жалоб населения».

Таким образом, процедура регистрации обращений граждан в администрации г. Орла автоматизирована с помощью програм­мы «Регистрация жалоб населения». Тем не менее, термин «электронный документооборот», ко­торый используется сотрудниками делопроизводственной службы, является неуместным, так как фактически ни одно обращение не переводится в электронную форму. Программа «Регистрация жалоб населения» выполняет только регистрационно-учетные и контрольные функции в отличие от специализированных систем автоматизации делопроизводства. Юри­дически значимые электронные документы в администрации не применяются.

Из вышеизложенного следует, что система документационного обеспечения администрации г. Орла не соответствует современным требованиям. Необходимо внедрение автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота. В этой связи заслуживает внимания опыт органов государственной власти Московской области по организации работы с обращениями граждан. В качестве системы автоматизации работы с обращениями граждан в органах государственной власти региона используется СЭД «ДЕЛО». Система «ДЕЛО» обеспечивает единый стиль ведения делопроизводственного процесса, как в служебной его части, так и в части работы с обращениями граждан. С её помощью осуществляется:

  • регистрация, лёгкий и быстрый поиск обращений;

  • подготовка сопроводительных писем и уведомлений;

  • анализ обращений граждан;

  • автоматизированное рассмотрение обращений и др.

Таким образом, можно достигнуть более быстрого движения документов и сокращения сроков их исполнения.

Список источников и литературы:


1. Положение об отделе документационного обеспечения администрации города Орла (утверждено постановлением Главы муниципального образования – мэра города Орла от 30.11.2008г. №2163).

2. Регламент администрации города Орла (утвержден постановлением Главы муниципального образования – мэром города Орла от 28.03.2007г. №763.

3. Устав города Орла (утвержден постановлением Орловского Совета народных депутатов от 22.06.2005г. №72/753-ГС).



Похожие:

Коваленко М. (416 гр.) iconКоваленко М. Д. 516 гр
Организация работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления на примере администрации г. Орла Коваленко М. Д
Коваленко М. (416 гр.) iconДень самоуправления
А. И. Коваленко. Завучем школы был М. Д. Кузьмин, вожатая — Н. Г. Иснюк, организатор — Е. С. Вагнер
Коваленко М. (416 гр.) iconКоваленко М. (516 гр.)
Организация работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления на примере администрации г. Орла
Коваленко М. (416 гр.) iconПриказ №17 «О зачислении»
Зачислить в первый класс мбоу «оош №2» эмр саратовской области Коваленко Екатерину Михайловну, 30. 12. 2004 г р., с 01. 06. 2012...
Коваленко М. (416 гр.) iconМеста распределили следующим образом
Жюри: Коваленко О. П., Шкулепа В. П., Мацуров В. П., оценивало выступление классных коллективов(рапорт, маршировка, песни)
Коваленко М. (416 гр.) iconХабарова И. (416 гр.)
Организация и ведение конфиденциального делопроизводства на мпп вкх «Орелводоканал»
Коваленко М. (416 гр.) iconМеньшова Т. (416 гр.)
Организация документационного обеспечения управления за рубежом: отличительные особенности
Коваленко М. (416 гр.) iconДокументы
1. /программа развития до 2012.doc
Коваленко М. (416 гр.) iconДементьева О. (416 гр.)
«1С: Предприятие» как средство автоматизации кадрового делопроизводства в ООО “Знаменский сгц”»
Коваленко М. (416 гр.) iconПилюгиной Н. (416 гр.)
Отечественный и зарубежный опыт внедрения современных технологий в документационное обеспечение управления
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы