Бухтиярова М. (316 гр.) icon

Бухтиярова М. (316 гр.)




НазваниеБухтиярова М. (316 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер87.33 Kb.
ТипДокументы
источник

Бухтиярова М. (316 гр.)

Научный руководитель: доцент Кондракова Л.М.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Типичные ошибки в оформлении документов


Официально – деловой стиль речи, по единому мнению специалистов, - наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально – экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально – логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенности: нейтральность тона изложения, неличный характер изложения, унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стантартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частности) отдельных языковых форм на определённых участках текстов документов, своеобразная модальность.

Одной из разновидностей служебных документов является деловое письмо – это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объёма одной или двух страниц, иначе восприятие информации затрудняется. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее с принципом её достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от цели документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме – просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Языковые нормы официально – делового стиля включают следующие составляющие: грамматические нормы, синтаксические нормы, лексические нормы. Грамматические нормы достаточно многообразны и имеют некоторые нюансы. В области морфологии для деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных для называния действий, особенно на – ние. В официально – деловом стиле таких существительных больше чем в других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер и т.д.

Также в деловой речи широко используются сложные отымённые предлоги. Как правило, они употребляются либо с родительным (чего?), либо с датальным (чему?) падежами. Например: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

Предложные сочетания с временным значением – «после чего – нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договоров, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по». Предложные сочетания с временным значением, начинаются с предлога «до» имеют на конце – я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

Этому же падежному принципу подчиняются и так называемые языковые формулы. Это устойчивые, как правило, шаблонные языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. соединение в определённой последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги. К таким языковым формулам, закреплённым за одной грамматической падежной формой, относятся: в подтверждении (чего?) нашей договорённости, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Наряду с канцеляризмами – фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т. п.) такие словосочетания создают жёсткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Кроме языковых моделей, отражающих те или иные ситуации делового общения, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально – деловым стилем: наилучший результат …; наименее сложный …; наиболее важный …; произвести проверку …; создать необходимые условия …; руководство считает возможным …; организация не возражает …; обеспечить выполнение …; оптимальное решение…; сообщить данные …; подготовить к отправке …; в сложившихся обстоятельствах …; в дополнение к вышеуказанным … и т. д.

К грамматическим нормам делового стиля также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже – «кому?», а затем «что исполнить?»:

Например: Начальнику финансового отдела Бодряковой М. С. начислить премию Большову С. Д. в размере оклада за работу в выходные дни в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.

Главному менеджеру редакционно – издательского отдела Чеснову Д. Г. подготовить к выпуску рекламный материал.

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла. Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до вашего сведения или Напоминаем, что …, просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже.

Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: контроль – возлагается; приказ – издаётся; цена – устанавливается; задолженность – погашается; счёт – выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) – предъявляется, платёж – производится, оплата – производится (гарантируется); порицание – выносится; должностные оклады – устанавливаются; договорённость – достигается; кредит выделяется и т. п. – глагольные сочетания; цены – низкие, высокие; доводы – веские; скидки –значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчёты – предварительные, окончательные; рентабельность – высокая, низкая и т. п. – именные сочетания.

При написании делового письма предпочтение отдаётся страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия ( оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Такие предложения содержат достаточно большой объём информации и рассчитаны на повторное прочтение. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Оно может занимать (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый абзац, а иногда – страницу. Активно используются пассивные конструкции; как и в научной речи, большое место занимают сложноподчинённые предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).

Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы.

Не меньшее внимание уделяется порядку слов в предложении. В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения – подлежащее + сказуемое (приказ издаётся); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчёркиванию; место согласованного определения – перед определённым словом (кредитные отношения), а несогласованного – после определяемого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции); место обстоятельства степени – перед прилагательным, а дополнения – после него; место дополнения – после глагола, в порядке «прямое – косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на – о, - е), меры и степени, причины и цели – перед глаголом – сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Например: По счёту принято сто пятьдесят единиц готовой продукции.

В деловых письмах часто используется так называемая процедурная лексика. Это лексика с обобщённым значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или признак в официально – правовой интерпретации (нарушение трудовой дисциплины, нести ответственность, предприятие, товар). Термины, процедурная лексика и номенклатурная лексика составляют основную стилеобразующую лексику языка документов. Они используются параллельно в тексте документов, дополняя друг друга (в договорах обычно применяются термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам – номенклатурная лексика).

Важнейшей особенностью деловой лексики является то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. Одной из самых распространённых ошибок является не различие слов – паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный - гарантированный, представить – предоставить, эффектный – эффективный, проводить – производить, экономный – экономичный, страховщик – страхователь и т. д. Например, следует различать: гарантированный отдых (обеспеченный чем – либо) – гарантийный талон (служащий гарантией); представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) – предоставить справку (отдать что – либо в пользование, распоряжение); проводить митинг (осуществлять что – либо) – производить консервы (вырабатывать, изготавливать что – либо).

Неумение использовать слова – синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах документов. Например, слова построить (стилистически нейтрально), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что – либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать – соорудить спортивную площадку, воздвигнуть памятник, построить дом. Неправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.

Приведённые примеры ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. Такие ошибки, как неправильный порядок слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др., зачастую приводят к негативным последствиям, т. е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации. Таким образом, становится ясно какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении деловых документов. Невнимание к основным нормам приводит сегодня к «загрязнению» официально – делового языка, который имеет или имел вековые традиции.

Составление делового документа – задача не из лёгких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально – делового стиля. Для того чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и ещё раз учиться этому искусству.

Список литературы:


1. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. / под ред. Т.В. Кузнецевой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

2. Колтунова, М. В. Деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет: учебное пособие / М. В. Колтунова. - М. : Логос, 2005. - 312 с.

3.Кушнерук, С. П. Современный документный текст: проблемы формирования, развития и состава / С. П. Кушнерук.- Волгоград : Волгоградское научное издательство, 2005. - 337 с.



Похожие:

Бухтиярова М. (316 гр.) iconПоложення про порядок створення, реорганізації І ліквідації навчально-виховних закладів, що додається. ( Пункт 2 втратив чинність на підставі Постанови км n 316 ( 316-94-п ) від 17. 05. 94 )
Затвердити Положення про порядок створення, реорганізації і ліквідації навчально-виховних закладів, що додається
Бухтиярова М. (316 гр.) iconБухтиярова М. В. (416 гр.)
Документооборот является важным звеном делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconДокументы
1. /qreport0405.rtf
Бухтиярова М. (316 гр.) iconНовые информационные технологии в документационном обеспечении управления Студентка 316 гр. Биф

Бухтиярова М. (316 гр.) iconПриказ №1009, приказа Управления образования №316 от 07 ноября 2011 года «О проведении муниципального этапа конкурса декоративно-прикладного творчества «Творчество: традиции и современность»
Нижегородской области от 7 сентября 2010 года №1009, приказа Управления образования №316 от 07 ноября 2011 года «О проведении муниципального...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconПриказ №316 од 31 августа 2012 года
Режим работы в 1 полугодии в 1-х классах – ступенчатый в соответствии с гигиеническими требованиями СанПиНа по организации учебно-воспитательного...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconХабарова И. (316 гр.)
Понятие “технология” используется в производстве и определяется как система взаимосвязанных способов обработки материалов и приемов...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconАлисова С. В. (316 гр.)
Концепция информационной безопасности должна связывать оперативные, оперативно-технические и организационные меры защиты, использовать...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconСикулина С. (316 группа биф)
В связи с этим неизбежно должен обновляться весь комплекс организационных, технических, технологических методов предотвращения любого...
Бухтиярова М. (316 гр.) iconУправление образования администрации Уренского муниципального района
Согласно письма Министерства образования Нижегородской области от 05. 09. 2012 г №316-01-52-3393/12 «О профилактике детского травматизма...
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы