Пилюгиной Н. (416 гр.) icon

Пилюгиной Н. (416 гр.)




НазваниеПилюгиной Н. (416 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер50.96 Kb.
ТипДокументы
источник

Пилюгиной Н. (416 гр.)

Научный руководитель: кандидат экономических наук, доцентМиронова Е.Е.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Отечественный и зарубежный опыт внедрения современных технологий в документационное обеспечение управления


Наша страна движется в том же направлении, что и весь мир, а именно внедряет современные информационные технологии в работу правительственных структур, всех государственных и муниципальных учреждений, организаций. Внедрение современных автоматизированных систем управления документами, электронного документооборота и делопроизводства в каждой конкретной организации – это всего лишь вопрос времени. Но и здесь существуют свои особенности, которые и делают данный вопрос актуальным.

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые условно называют «отечественная» и «западная». Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

  • чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

  • отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчёты и т.д.;

  • современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Ещё одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации. Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задачи таких систем – обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоёмкости рутинных операций по обработке документов. Однако такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства за счёт обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными «мостиками» для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам. К системам автоматизации данной технологии относятся: «ДЕЛО» (компания «Электронные офисные системы») и система «Золушка – WIN». Служебная корреспонденция (НТЦ ИРМ, Москва).

Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от отечественных и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

  • характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;

  • отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

  • регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Не создаются специализированные подразделения, занимающиеся делопроизводством [5].

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем. Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчуждённого от разработчика «коробочного» продукта, а как выбор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определённый круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес – функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по её подразделениям и работникам.

К системам данного направления относятся следующие русифицированные версии популярных западных систем:

:

  • DocsOpen (PC DOCS);

  • LinkWorks (DEC);

  • Staffware (Staffware PLS);

  • Lotus Notes (Lotus – IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

  • система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);

  • система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);

  • комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);

  • система «Золушка – Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);

  • решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);

  • решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);

  • система Optima – WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Разработки российских компаний:

  • система LanDocs компании «Ланит»;

  • система Effect Office компании «Гранат International»;

  • система «Документ 2000» компании Telcom Service;

  • система «Крон» компании «Анкей»;

  • система «Евфрат» компании Cognitive Technologies [3].

Таким образом, существует целый ряд обстоятельств, до недавних пор серьёзно затруднявших внедрение данных технологий в России:

  1. Отсутствие законченных продуктов для автоматизации российского делопроизводства;

  2. Отсутствие активного спроса на средства автоматизации деловых процедур;

  3. Путаница в позиционировании продуктов западных производителей для целей автоматизации делопроизводства и т.п. [1].

И.А. Золотых отмечает, что на сегодняшний день ситуация существенно улучшилась. Появились законченные российские продукты, путаница в терминологии и позиционировании постепенно преодолевается (2). Перечисленные выше отличия и определяют разницу в подходах ведения делопроизводства в России и на западе. Поэтому автоматизация делопроизводства должна вестись с учётом этих принципиальных отличий.


Список источников и литературы:

  1. Золотых, И.А. Автоматизация делопроизводства и документооборота / И.А. Золотых // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 23 - 25.

  2. Золотых, И.А. MoReq: стандартизация документооборота по-европейски / И.А. Золотых // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2007. - № 4. - С. 10-13.

  3. Пестрецов, А.А. Анализ программных систем делопроизводства и документооборота / А.А. Пестрецов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2010. - № 1. - С. 9-13.

  4. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления: учебное пособие / А.В. Пшенко. - М.: Академия, 2008. – 176 с.

  5. Янковая, В.Ф. Делопроизводство на западе / В.Ф. Янковая // Управление персоналом. - 2009. - № 14. - С. 9-10.



Похожие:

Пилюгиной Н. (416 гр.) iconХабарова И. (416 гр.)
Организация и ведение конфиденциального делопроизводства на мпп вкх «Орелводоканал»
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconМеньшова Т. (416 гр.)
Организация документационного обеспечения управления за рубежом: отличительные особенности
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconДементьева О. (416 гр.)
«1С: Предприятие» как средство автоматизации кадрового делопроизводства в ООО “Знаменский сгц”»
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconДокументы
1. /программа развития до 2012.doc
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconКоваленко М. (416 гр.)
Проблемы организации электронного документооборота в органах местного самоуправления на примере администрации города Орла
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconСтудентка биф, 416 группы Меньшова Татьяна Владимировна
Организация документационного обеспечения управления за рубежом: отличительные особенности
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconСикулина С. (416 гр.)
Организационные и программно-технические методы защиты конфиденциальных документов в архивном отделе администрации города Орла
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconПолезина Ю. (416 гр.)
...
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconЛаврентьева Е. (416 гр.)
Сетевые информационные технологии в организации электронного документооборота в Управлении Федеральной службы исполнения наказаний...
Пилюгиной Н. (416 гр.) iconПрием наркотиков – причина разрушения здоровья
О всех случаях незаконного оборота наркотических средств и психотропных веществ можно сообщить по «телефону доверия» 210-416
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы