Терехова Е. (516 гр.) icon

Терехова Е. (516 гр.)




НазваниеТерехова Е. (516 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер114.67 Kb.
ТипДокументы
источник


Терехова Е. (516 гр.)

Научный руководитель: кандидат педагогических наук, профессор Деденева А.С.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Проблемы документационного обеспечения управления в администрации Неполодского сельского поселения Орловского района


Понятие “муниципальные учреждения” сравнительно новое для нашего законодательства. Содержание муниципальной службы напрямую связанно с законодательным установлением местного самоуправления и системы его органов.

Законодательными документами для муниципальной службы являются следующие федеральные законы: «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», «Об электронной цифровой подписи», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». С 1 января 2011 года вступил в силу Федеральный закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений». В целях определения типа муниципального учреждения действуют методические рекомендации, утвержденные Распоряжением Правительства РФ от 7 сентября 2010 г.

Тема совершенствования документационного обеспечения управления в муниципальных учреждениях актуальна, так как непрерывный рост объемов документации, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят к выводу о необходимости поиска новых возможностей управления документированной информацией. Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологии обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации [6].

Муниципальное образование Неполодское сельское поселение наделено в соответствии с Законом Орловской области от 28.12.2004г. «О статусе, границах и административных центрах муниципальных образований на территории Орловского района Орловской области» статусом сельского поселения. Неполодское сельское поселение является самостоятельным муниципальным образованием, на территории которого осуществляется местное самоуправление в полном объеме, предусмотренном Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством Орловской области в сфере местного самоуправления, исходя из интересов жителей сельского поселения, исторических и местных традиций.

Организация делопроизводства в администрации Неполодского сельского поселения осуществляется секретарем, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как «Устав», «Инструкция по делопроизводству», «Должностные инструкции сотрудников» «Номенклатура дел».

Секретарь обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, прием и обработку поступающих и отправляемых документов, регистрацию, тиражирование документов, выполняет операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В администрации Неполодского сельского поселения функционирует смешанная организационная форма работы с документами. Администрация издает организационные и распорядительные документы. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также оперативные, организационные, кадровые и другие вопросы внутренней работы. Проекты приказов, распоряжений готовятся на основании поручений главы администрации или в инициативном порядке его заместителями. Приказы и другие документы оформляются на бланке и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются и утверждаются главой администрации. Кроме вышеперечисленных документов, формируются и издаются: инструктивные и информационные письма, доверенности, описи дел постоянного хранения, журналы регистрации. Все эти документы перечислены в номенклатуре дел.

Положения «Инструкции по делопроизводству» распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемых с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации, отвечают требованиям настоящей «Инструкции по делопроизводству». Управление администрации оснащено пятью компьютерами с применением программных средств office.

Движение документов в администрации, с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.


Таблица 1

Динамика документооборота

в администрации Неполодского сельского поселения


год

входящие

исходящие

внутренние

Итого

2008

2500

2000

1500

6000

2009

3000

2500

1500

7000

2010

3000

2500

2000

7500

Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит из следующих этапов:

Рисунок 1

Технологические этапы движения документов

Прием и первичная обработка документов




предварительное рассмотрение и распределение




регистрация документов




направления на исполнение и исполнение




оформление документов




отправка документов


На каждом этапе секретарь выполняет типовые операции по работе с документами.

Все входящие документы регистрируются в специальном журнале.

Таблица 2.


Журнал регистрации входящих документов

Дата

Входящий номер документа

Заголовок или краткое содержание

Отправитель

Исполнитель

Подпись исполнителя

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

21.12.10

8-024/46

Об оплате счетов

ГТС

Иванов С.С.








С постоянным увеличением документооборота, возникает потребность в автоматизации делопроизводства, задачами которой являются: обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами; упорядочение документооборота; снижения трудозатрат на рутинные операции; исключение дублирования работы; обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов; сокращение сроков прохождения и исполнения документов; обеспечение централизованного хранения текстов до­кументов.

С учетом требований областной целевой программы «Информатизация Орловской области «Электронная Орловщина»», «Развитие информационного общества на территории Орловской области (2011–2018 годы)» необходимо в администрации Неполодского сельского поселения внедрить автоматизированную систему «Дело-Секретарь», разработанную компанией Электронные офисные системы.

Чтобы объективно оценить результативность внедрения автоматизированной системы «Дело-Секретарь» необходимо собрать реальные данные в цифрах для последующего сравнения «что было до» и «что стало после».


Таблица 3

Трудозатраты на операции делопроизводства



п/п

операции делопроизводства

трудозатраты

%

1

поиск и ожидание поступления документов

20 %

2

согласование и утверждение документов

20 %

3

передача документов между подразделениями

10 %

4

подготовка стандартных отчетов о движении документов

10 %


Суммарное среднее время, которое секретарь тратит на рутинную обработку документов - более 60%.

На основе данных, представленных консалтинговой фирмой «Инталев», произведем сравнение затрат времени на документооборот до и после внедрения системы электронного документооборота.

Таблица 4

Сравнение затрат времени на документооборот до и после внедрения системы электронного документооборота

^ Выполняемая операция

Среднее  время до внедрения мин.

Среднее время после внедрения, мин.

Число сотрудников, выполняющих операцию

^ Ежемесячное количество операций

Суммарные затраты времени до внедрения, чел./дней в месяц

Суммарные затраты времени после внедрения, чел./дней в месяц

Регистрация входящего документа

5

1

1

200

2

1

Регистрация внутреннего документа

5

1

1

150

1,6

0,3

Регистрация исходящего документа

5

1

1

200

2

1

Размножение документа по резолюции

15

0

1

100

3

-

Поиск документов с известными атрибутами

7

1

1

50

0,7

-

Поиск документов с неизвестными атрибутами

120

1

1

15

4

-

Временные затраты на 1 шаг согласования документа


30

5

1

70

4,5

0,7

Передача документа на исполнение или на ознакомление

15

2

1

150

5

0,7

Преобразование бумажного документа в электронный вид

0

3

1

50

-

1

 Итого:













22,8

4,7


Из приведенных данных следует, что суммарные затраты времени до внедрения СЭД составляют 22,8 чел./дней в месяц, суммарные затраты времени после внедрения составляют 4,7 чел./дней в месяц [1].

Таким образом, с внедрением автоматизированной системы «Дело-Секретарь» один человек выполнит работу за неделю, на которую раньше (до внедрения) он тратил один месяц. В результате внедрения системы «Дело-Секретарь» производительность труда повышается в среднем на 15-20% [1]. Решение проблемы автоматизации делопроизводства в администрации Неполодского сельского поселения позволит целенаправленно формировать информа­ционные ресурсы, обеспечить их эффективное функционирова­ние, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
^



Список литературы:


  1. Инталев – финансовый и управленческий консалтинг[Электронный ресурс].- режим доступа // www.intalev.ru

  2. Колесов, А. Ситуация на российском рынке управления документами / А.Колесов [Электронный ресурс].- режим доступа //www.docflow.ru

  3. Кузнецова, Т.В. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» - основа единой системы делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления // Секретарское дело.- 2006.- №11.- С. 41-45.

  4. Медведев, Д.А. Вступительное слово на заседании Совета по развитию информационного общества в России / Д.А.Медведев // Российская газета.- 2009.- 13 февраля.

  5. Никитов, В.А. Информационное обеспе­чение государственного управления / В.А. Никитов, Е.И.Орлов, А.В.Старовойтов, Г.И.Савин.- М.: Славянский диалог, 2010.- 278с.

  6. Храмцовская, Н.А. Организация юридически значимого электронного документооборота/ Н.А.Храмцовская//Секретарь-референт.-2010.-№ 2.- С.20-22.

  7. Энциклопедический словарь конституционного права.- М.: Норма, 2009.- 688с.




Похожие:

Терехова Е. (516 гр.) iconКлейменова А. С. (416 гр.), Хабарова И. А. (516 гр.), Шавырина О. С. (516 гр.)
Информационно-документационное обеспечение оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде в Орле
Терехова Е. (516 гр.) iconПаспорт волонтёрского объединения «По зову сердца». Координатор волонтёрского движения: Терехова Татьяна Николаевна
Родине, обучение основам взаимопонимания, уважения к своей национальной и другим культурам
Терехова Е. (516 гр.) iconПолезина Ю. (516 гр.)
Роль инструкции по делопроизводству в системе организационно-распорядительной документации
Терехова Е. (516 гр.) iconЗаикина О. (516 гр.)
Защищенный документооборот муниципального учреждения: особенности организации и функционирования
Терехова Е. (516 гр.) iconОрлова Я. ( 516 гр.)
Документационное обеспечение оказания государственных и муниципальных услуг населению
Терехова Е. (516 гр.) iconГоршкова Т. (516 гр.)
Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения органов местного самоуправления
Терехова Е. (516 гр.) iconДементьева О. (516 гр.)
Проблемы нормативно-методического обеспечения кадрового делопроизводства в коммерческих организациях
Терехова Е. (516 гр.) iconЖурбенко Е. (516 гр.)
Методы защиты конфиденциальных электронных документов в мгт «Урицкмежрайгаз» Орловской области
Терехова Е. (516 гр.) iconЧихачёва Д. (516 гр.)
На сегодняшний день существует несколько методов и средств обеспечения безопасности конфиденциальных документов
Терехова Е. (516 гр.) iconКоваленко М. (516 гр.)
Организация работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления на примере администрации г. Орла
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы