Бухтиярова М. В. (416 гр.) icon

Бухтиярова М. В. (416 гр.)




НазваниеБухтиярова М. В. (416 гр.)
Дата конвертации04.03.2013
Размер52.05 Kb.
ТипДокументы
источник

Бухтиярова М.В. (416 гр.)

Научный руководитель: доцент Кондракова Л.М.

Орловский государственный институт искусств и культуры


Особенности электронного документооборота:
проблемы внедрения и перспективы развития



Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот является важным звеном делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов [ 1].

В настоящее время персональные компьютеры, офисная оргтехника стали главным инструментом работы с документами. И следующим шагом в совершенствовании технологий стало создание систем электронного документооборота – СЭД. Исаченкова А.И отмечает преимущества электронного документооборота:

- уменьшение сроков согласования документов, бумажного документооборота и сопутствующих ему расходов;

- сокращение времени поиска документов; увеличение уровня безопасности – путём наделения пользователей различными уровнями прав доступа, что помогает избежать несанкционированного просмотра документов;

- делегирование полномочий при отсутствии работников;

- просмотр документов, созданных в территориально – удалённых филиалах [ 2 ].

Как отмечают социологи, современные информационные технологии развиваются быстрее, чем специалисты успевают к ним привыкнуть. Кроме того, многим электронный документооборот кажется ненадёжной системой. Так же, как и любое новое программное обеспечение для пользователей СЭД часто имеет много недоработок, которые проявляются во время её эксплуатации: огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях; ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных учреждений.

Предполагается, что СЭД сокращает срок согласования документов и помогает избежать «хождения по коридорам от кабинета к кабинету». Документ, находящийся в СЭД, направляется лицам, указанным в листе согласования и, когда они входят в СЭД, они видят документы, направленные им на согласование, если замечаний нет – согласуют и исполнитель может приносить документ на подпись. Правом работать с документами в СЭД наделяют секретарей, распечатывающих документы из СЭД, относят руководителю, который описывает его нижестоящим подчинённым, компетентным в вопросе, рассматриваемом в документе. После того, как подчинённые всё проверят, документ возвращается к руководителю, от него – секретарю, который наконец – то согласует его в СЭД [ 4 ]. После согласования в СЭД документ всё равно надо относить на подпись. Однако, после того как документ подписан - согласован, и этот факт отмечен в СЭД, он вследствие ошибок системы, может из СЭД исчезнуть.

Одна из основных задач СЭД – сокращение бумажного документооборота и сопутствующих ему расходов - «экологическая функция» СЭД. На изготовлении одной пачки бумаги идёт примерно 2 дерева. При этом на предприятии, когда численность сотрудников не превышает 500 человек, расходуется до 20 пачек бумаги в день. Поэтому электронные документы дешевле бумажных документов. Тем не менее исследователи отмечают, что с введением СЭД расход бумаги не уменьшается, а увеличивается. Этим нарушается, ещё одна функция СЭД, призванная решить проблему, и которая, вследствие непривычки большинства сотрудников работать с электронным документом, наоборот, усугубляет проблему.

Большинство специалистов приходит к мнению, что со временем электронный документ вытеснит бумажный, а если даже не вытеснит, всё равно произойдёт адаптация к электронному документообороту, и, когда он станет более привычным, когда электронный документ перестанут рассматривать всего лишь как черновик, когда поверят в его надёжность также, как в «невырубаемость» написанного «пером», тогда произойдёт постепенное сворачивание практики выведения документа на печать, а, следовательно – сократится расход сопутствующих материальных ресурсов.

Отдельного рассмотрения требует функция поиска документов в СЭД. Самые распространённые критерии отбора в СЭД – тип документа, название организации – создателя, год, ФИО лица, подписавшего / создавшего документ, дата создания, номер документа и т. д.

Компании, продвигающие программное обеспечение, используемое для организации электронного документооборота, одним из главных преимуществ СЭД называют функцию, позволяющую просматривать документы, созданные в территориально – удалённых филиалах. Разработчики уверяют, что СЭД намного лучше электронной почты защищена от внешнего проникновения. Ещё один недостаток отмечает Теслова Е.Ю. – это тесная связь СЭД с сервером. Если «падает» сервер, весь офис остаётся без доступа к документам, проходящим по СЭД. Поэтому в большинстве компаний, внедривших СЭД, параллельно ведутся традиционные учётные документы, например, книги регистрации исходящих документов [ 5 ].

1 августа 2011 года вступил в силу новый ГОСТ Р 53898 – 2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». В новом стандарте установлены определения для таких терминов, как: «информационное взаимодействие систем управления документами», «XML – документ», «электронное сообщение» и многие др.

Информационное взаимодействие систем управления документами - обмен между двумя системами управления документами электронными сообщениями заданного вида и по правилам и в порядке, определёнными настоящим стандартом.

Электронное сообщение - XML – документ, с необходимостью набора дополнительных файлов передаваемых (получаемых) из одной системы управления документами в др. систему.

XML – документ - XML – файл, установленный стандартом структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов

Таким образом, созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, прикреплён к регистрационной карточке, а затем электронный дубликат этого документа вместе с описывающими документ реквизитами отправляется адресату. ГОСТ предусматривает, что обмен электронными сообщениями ведётся в определённом порядке: сначала получателю направляется основной документ, в ответ высылается уведомление, затем – дополнения к основному документу, в ответ – опять уведомление, затем документ – ответ, на который также высылается уведомление и т. д.

Сегодня ещё не все учреждения и организации имеют системы электронного делопроизводства, большинство собираются её приобретать, так как внедрение этого процесса весьма дорогостоящее, поэтому сотрудники обходятся обычными документами в электронном виде и это их пока устраивает. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов документационного обеспечения управления с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

^

Список источников и литературы:





  1. ГОСТ Р 53898 – 2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

  2. Дубровин, С. Обычный и технический документооборот на промышленном предприятии / С. Дубровин // Секретарское дело. – 2011. - №5. – С. 13-17.

  1. Исаченкова, А.И. Вопросы теории и практики документоведения и ДОУ на страницах журнала "Делопроизводство" / А.И. Исаченкова // Делопроизводство. - 2010. - №4.- С. 3-9.

  1. Кузнецов, С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. - №1. – С. 27-31.

  2. Петров, Б.М. Согласование договоров в системе в системе электронного документооборота. Механизм типового маршрута в СЭД DIRECTUM./ Б.М. Петров//Секретарское дело. – 2011. - №1. – С. 48-51.

  3. Теслова, Е.Ю. Система электронного документооборота: проблемы и перспективы / Е.Ю. Теслова // Делопроизводство. - 2010. - №2. - С. 38-41.









Похожие:

Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconБухтиярова М. (316 гр.)
Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали...
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconХабарова И. (416 гр.)
Организация и ведение конфиденциального делопроизводства на мпп вкх «Орелводоканал»
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconМеньшова Т. (416 гр.)
Организация документационного обеспечения управления за рубежом: отличительные особенности
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconДементьева О. (416 гр.)
«1С: Предприятие» как средство автоматизации кадрового делопроизводства в ООО “Знаменский сгц”»
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconДокументы
1. /программа развития до 2012.doc
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconПилюгиной Н. (416 гр.)
Отечественный и зарубежный опыт внедрения современных технологий в документационное обеспечение управления
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconКоваленко М. (416 гр.)
Проблемы организации электронного документооборота в органах местного самоуправления на примере администрации города Орла
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconПолезина Ю. (416 гр.)
...
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconСтудентка биф, 416 группы Меньшова Татьяна Владимировна
Организация документационного обеспечения управления за рубежом: отличительные особенности
Бухтиярова М. В. (416 гр.) iconСикулина С. (416 гр.)
Организационные и программно-технические методы защиты конфиденциальных документов в архивном отделе администрации города Орла
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©sov.opredelim.com 2000-2015
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Документы